Informace o zpracovávání osobních údajů

jako správce osobních údajů, tímto poskytuje informace o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů v souvislosti s výkonem advokacie, tj. při plněním smluv o právní pomoci a dále při plnění povinností vyplývajících z obecně závazných a stavovských předpisů a dále informace o rozsahu práv subjektů údajů.

1. Právní rámec zpracovávání osobních údajů

   Advokát zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména tedy v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR), dále též v souladu s mezinárodními smlouvami, kterými je Česká republika vázána, zejména tedy v souladu s Úmluvou o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat č. 108, vyhlášenou pod č. 115/2001 Sb. m. s., a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy, kterým je zejména zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

2. Zdroje a účel zpracovávání osobních údajů advokátem

   • Advokát získává osobní údaje v případě:
     1. Klientské agendy – klientů: od subjektů údajů, soudů, správních orgánů, orgánů činných v trestním řízení, z veřejných zdrojů, od třetích osob
     2. Zaměstnanců a spolupracujících advokátů: od subjektů údajů, z veřejných zdrojů
     3. Třetích osob: od klientů, subjektů údajů, soudů a ze soudních spisů, od správních orgánů, orgánů činných v trestním řízení, z veřejných zdrojů, od osob zúčastněných na řízeních (svědci, znalci)
   • Advokát zpracovává pouze přesné údaje získané v souladu s platnou legislativou a tyto shromažďuje a zpracovává pouze k účelu uvedenému níže a v rozsahu a po dobu nezbytně nutnou pro naplnění uvedeného účelu.
   • Advokát shromažďuje a zpracovává osobní údaje v případě jednotlivých jím sledovaných agend za účelem:
     1. Klientská agenda – klienti: za účelem plnění smlouvy o poskytování právních služeb uzavřené se subjekty údajů, výkon právních povinností vyplývajících z obecně závazných právních předpisů a předpisů upravujících výkon advokacie.
     2. Zaměstnanci a spolupracující advokáti: za účelem plnění povinností vyplývajících z pracovněprávních smluv a dohod, ze smluv o spolupráci, z obecně závazných právních předpisů, např. zákoníku práce, zákonu o zaměstnanosti, daňových zákonů a dalších,
     3. Třetí osoby: za účelem ochrany a naplňování oprávněného zájmu správce vyplývajícího z plnění povinností z uzavřených smluv s klienty, s jinými subjekty a z obecně závazných právních předpisů a předpisů upravujících výkon advokacie.

     Sdělení osobních údajů subjektem údajů je zcela dobrovolné. V případě, že jsou osobní údaje získávány na základě souhlasu subjektu údajů je subjekt poučen o svých právech vyplývajících z předpisu o ochraně osobních údajů, zejména o tom, že je oprávněn svůj souhlas odvolat a jakým způsobem to může učinit. Sdělení osobních údajů, případně souhlas klienta jako subjektu údajů s jejich zpracováním, je základním předpokladem pro jednání o možnosti uzavření smlouvy o právní pomoci, pro uzavření nebo změnu takové smlouvy, resp. pro poskytnutí sjednávaného předmětu plnění, přičemž poskytnutí osobních údajů slouží primárně k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů.

     Advokát zpracovává rovněž osobní údaje nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce, příjemce nebo jiné dotčené osoby, tj. shromažďuje a zpracovává osobní údaje za účelem ochrany svých vlastních oprávněných zájmů, jakožto poskytovatele služeb v oblasti advokacie a za účelem ochrany svých klientů či dalších subjektů. Toto zpracování zahrnuje zejména zpracování z důvodu:

     • zajištění či poskytnutí služby, která je předmětem plnění dle uzavřené smlouvy, vyřízení žádosti, reklamace či stížnosti aj.
     • za účelem ochrany osob a majetku advokáta, jeho zaměstnanců a spolupracujících advokátů proti případným protiprávním jednáním dalších subjektů.

3. Rozsah a doba zpracovávání osobních údajů advokátem

   Advokát zpracovává osobní údaje v následujícím rozsahu:

   1. Klientská agenda – klienti: titul, jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, číslo dokladu totožnosti, místo narození, adresa trvalého či přechodného pobytu, emailová adresa, telefonní číslo, rodinný stav a rodinná situace, zdravotní stav, vzdělání, finanční situace, bankovní spojení a číslo účtu, údaje o probíhajících, ukončených, hrozících, exekučních či správních řízeních, údaje o případných trestních řízeních a trestních věcech,
   2. Zaměstnanci a spolupracující advokáti: titul, jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, číslo dokladu totožnosti, místo narození, adresa trvalého či přechodného pobytu, rodinný stav, vzdělání, číslo účtu, emailová adresa, telefonní číslo, fotografie, registrační číslo advokáta u ČAK, bankovní spojení a číslo účtu,
   3. Třetí osoby: titul, jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, číslo dokladu totožnosti, místo narození, adresa trvalého či přechodného pobytu, emailová adresa, telefonní číslo, rodinný stav a rodinná situace, vzdělání, finanční situace, bankovní spojení a číslo účtu, údaje o probíhajících, ukončených, hrozících, exekučních či správních řízeních, údaje o případných trestních řízeních a trestních věcech.
   Advokát zpracovává osobní údaje po dobu:
   • platnosti smluvního vztahu, k jehož plnění byly získány
   • do odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů v případě jeho udělení
   • vyplývající z obecně závazných právních předpisů ( o advokacii, o archivnictví apod.).

4. Zpracovatelé a příjemci osobních údajů

   Osobní údaje mohou být pro zajištění účelu zpracování zpracovávány:

   • advokátem jako správcem a zaměstnanci správce,
   • soudy, správními orgány, orgány činnými v trestním řízení
   • aktuálně spolupracujícím advokátem či advokáty
   • účetní firmou
   • IT firmou spravující systém
   • zahraničními soudními institucemi v rámci EU i mimo ni, smluvními zahraničními advokáty. Správce poskytuje osobní údaje subjektů údajů do zahraničí pouze výjimečně a vždy pouze se souhlasem subjektu údajů při plnění povinností vyplývajících ze smlouvy o poskytování právní pomoci.

5. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

   Advokát zpracovává osobní údaje:

   • manuálně (klientský spis, spis zaměstnance, účetnictví, smluvní agenda)
   • automaticky (klientský spis, smluvní agenda, zaměstnanecká agenda, mzdy, účetnictví).
   Ochrana osobních údajů je advokátem zabezpečena jak mechanickými a elektronickými prostředky, tak organizačně v souladu s platnou českou i evropskou legislativou, přičemž stejné zabezpečení vyžaduje i od dalších smluvních zpracovatelů osobních údajů.

6. Poučení o právech subjektů údajů

   • subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci o zpracování svých osobních údajů, o účelu zpracování osobních údajů, rozsahu, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, o zdrojích osobních údajů, o povaze automatického zpracování, o zpracovatelích, o příjemcích, případně kategorii příjemců osobních údajů. Advokát požadované informací bez zbytečného odkladu po obdržení žádosti o jejich poskytnutí subjektu údajů poskytne.
   • v případě, že subjekt údajů zjistí nebo má podezření, že společnost advokát nebo smluvní zpracovatel advokáta provádí zpracování osobních údajů, které je v rozporu s obecně závaznými právními předpisu v oblasti ochrany osobních údajů fyzických osob, je subjekt údajů oprávněn:
     • požádat advokáta nebo jejího smluvního zpracovatele o vysvětlení,
     • požadovat, aby advokát nebo její smluvní zpracovatel odstranili takto vzniklý stav, zejména požadovat blokaci zpracovávaných osobních údajů, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.
     Advokát vždy bez zbytečného odkladu informuje subjekt údajů o vyřízení takového podnětu. Subjekt údajů má rovněž právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů.